Eine Messebeteiligung ist eines der arbeits- und kostenintensivsten Marketinginstrumente überhaupt. Gleichzeitig bietet sie etwas, das kein Online-Kanal ersetzt: das persönliche Gespräch mit vielen Interessenten an wenigen Tagen. Ob sich der Aufwand lohnt, entscheidet sich zum größten Teil vor und nach der Messe.
Die richtige Messe auswählen
Entscheidend ist die Besucherstruktur. Ist Ihre Zielgruppe auf der Messe nicht vertreten, sind alle Anstrengungen vergeblich. Verlässliche Zahlen zu Besuchern und Ausstellern liefern die Messegesellschaften und der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft (AUMA). Besuchen Sie eine Messe im Zweifel zuerst als Gast.
Fragen Sie sich außerdem: Haben Sie etwas Neues oder Besonderes zu zeigen? Messebesucher erwarten genau das. Wer nichts bieten kann, sollte lieber auf eine Beteiligung verzichten.
Kosten realistisch kalkulieren
Die Standmiete ist nur ein Teil der Rechnung – oft nicht einmal der größte. Kalkulieren Sie alle Posten:
- Standmiete und Nebenkosten der Messegesellschaft
- Standbau, Gestaltung und Ausstattung
- Transport und Logistik
- Personal, Reisen, Übernachtungen und Verpflegung
- Werbung vor der Messe: Einladungen, Anzeigen, Social Media
- Bewirtung und Veranstaltungen auf dem Stand
- Nachbearbeitung der Kontakte
Zeitplan: früh anfangen
Bei großen Messen beginnen die Anmeldefristen oft unmittelbar nach der vorherigen Veranstaltung, die Vorbereitung dauert sechs Monate und mehr. Ein grober Fahrplan:
- 9 bis 12 Monate vorher: Messe auswählen, Budget festlegen, anmelden.
- 6 Monate vorher: Standkonzept, Messebauer, Exponate, Katalogeintrag.
- 3 Monate vorher: Einladungen und Werbung, Personalplan, Unterkünfte.
- 4 Wochen vorher: Standtraining, Material, Logistik, Kontaktbögen.
- Am Vorabend: Stand abnehmen, Pläne vergleichen, Team einweisen.
Stand und Team vorbereiten
Lassen Sie sich oder Ihren Messebauer die Örtlichkeiten rechtzeitig vorher zeigen und achten Sie auf technische Vorschriften und bauliche Besonderheiten. Immer wieder steht bei Messebeginn ein tragender Pfeiler mitten im Stand.
Das Standpersonal muss wissen, wie es Interessenten anspricht, wer welche Aufgabe hat und wer Standleiter ist. Ein kurzes tägliches Briefing hält alle auf Stand. Namensschilder helfen Besuchern, den richtigen Ansprechpartner zu finden.
Jeder Kontakt wird erfasst
Später erinnert sich niemand mehr an Details. Deshalb muss jedes Gespräch sofort festgehalten werden – mit Name, Unternehmen, Interesse, vereinbartem nächsten Schritt und Priorität. Ob auf Kontaktbogen, Tablet oder per App mit Visitenkarten-Scan: Wichtig ist, dass alle im Team dieselbe Struktur nutzen.
Die Nachbearbeitung entscheidet
Die meisten Messeerfolge gehen nach der Messe verloren. Melden Sie sich innerhalb weniger Tage bei allen Kontakten – solange die Erinnerung frisch ist. Beginnen Sie mit den wichtigsten Interessenten, schicken Sie zugesagte Unterlagen und vereinbaren Sie konkrete Termine. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Angebote nachfassen.
Checkliste: Messeplanung
Planung
- Ziele der Messebeteiligung festgelegt
- Anmeldung, Hallenplan und Katalogeintrag erledigt
- Zeit- und Ablaufplan erstellt
- Ausweise, Parkscheine und Freikarten für Kunden bestellt
Zielgruppe und Werbung
- Einladungen an Kunden und Interessenten verschickt
- Messeauftritt auf Website und Social Media angekündigt
- Aktion für Standbesucher geplant
Personal und Stand
- Personalplan, Standleiter und Zuständigkeiten festgelegt
- Standtraining durchgeführt
- Strom, Internet, Möblierung, Lager und Besprechungsecke geplant
- Prospekte, Preislisten und Pressemappe vorhanden
- Reinigung, Standwache und Versicherung geklärt
Logistik und Nachbereitung
- Anlieferung, Nachschub und Abtransport organisiert
- Unterkünfte gebucht
- Kontakterfassung einheitlich vorbereitet
- Termine für die Nachbearbeitung reserviert
Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten und Kosten Ihrer Messebeteiligung in einer Datei – vom ersten Schritt bis zur Nachbearbeitung.
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